Laatst bijgewerkt: 13 juli 2026

Capaciteitsplanning: zie per week of je team het aankan

Kort antwoord: capaciteitsplanning is per persoon en per week optellen hoeveel werk er gepland staat, en dat naast de beschikbare uren leggen. Het klinkt simpel — en dat is het ook, zolang de optelling automatisch uit je planningen komt in plaats van uit een apart spreadsheet dat iemand moet bijhouden.

Het probleem is nooit één project

Binnen één project is de bezetting meestal wel te overzien. Het gaat mis op de optelsom: Sanne staat in drie projecten ingepland, elk voor "maar" vijftien uur per week. Ieder projectplan klopt op zichzelf. Samen vragen ze vijfenveertig uur van iemand die er tweeëndertig heeft — en niemand zag het, omdat niemand over de projecten heen keek.

Dat is waar capaciteitsplanning over gaat. Niet over urenregistratie achteraf (dat vertelt je wat er misging), maar over vooruitkijken: past wat we van plan zijn in de uren die er zijn?

De methode, in drie stappen

1. Geef elke activiteit een eigenaar en uren per week. Geen minutieuze urenraming per taak — een eerlijke schatting per week is genoeg. "Realisatie, Jasper, 24 uur per week" zegt meer dan tien decimalen achter een verkeerd getal.
2. Stel per persoon de echte capaciteit in. Niet de contracturen: wat er overblijft na overleg, beheer en de vrijdagmiddag. Voor de meeste mensen is dat 60 à 80% van fulltime. Vakantie en verlof tellen per week mee.
3. Tel op — over álle projecten heen — en kijk per week. Dit is de stap die spreadsheets breekt en die een tool moet doen. Elke week krijgt een kleur: past, krap, of te veel.

Drie signalen, geen dashboard

Meer dan drie kleuren heeft niemand nodig:

Het rode signaal is het waardevolst. Niet omdat rood erg is, maar omdat je het nú ziet: twee weken voordat Sanne vastloopt, niet in het weekoverleg erna.

Waarom het capaciteitsblad in Excel altijd sneuvelt

Vrijwel elk bureau heeft het geprobeerd: een tabblad "Bezetting" naast de projectplanningen. Het werkt precies tot de eerste wijziging. Een project schuift twee weken op, iemand vergeet het capaciteitsblad bij te werken, en vanaf dat moment liegen de cijfers. Na een maand kijkt niemand er meer op — terecht.

De les is niet "beter je best doen in Excel". De les is dat de optelling geen apart document mag zijn: hij moet rechtstreeks uit de planningen zelf komen, zodat hij automatisch meebeweegt als er iets verschuift. Precies dat doet het Team-overzicht van Projectanker: het telt de uren per persoon per week op over al je planningen, live.

Beginnen zonder groot project

Capaciteitsplanning invoeren hoeft geen traject te zijn. Zet één lopend project in de gratis planner, geef de activiteiten een eigenaar en uren per week, en voeg dan het tweede project toe. Bij het derde project zie je het punt van dit artikel vanzelf op je scherm staan — meestal in amber of rood.

Veelgestelde vragen

Wat is capaciteitsplanning?

Per persoon en per week optellen hoeveel werk er gepland staat, en dat vergelijken met de beschikbare uren. Past het niet, dan zie je dat vóór de week begint — en kun je nog schuiven in plaats van achteraf blussen.

Hoe maak ik een capaciteitsplanning?

Ken per activiteit een eigenaar en uren per week toe, tel per persoon op over alle projecten, en zet dat naast de werkelijk beschikbare uren. Een tool die dit automatisch doet houdt de optelling actueel terwijl je plant.

Waarom werkt capaciteitsplanning in Excel vaak niet?

Omdat het werk in meerdere projecten zit en Excel per bestand denkt. Zodra één project verschuift, klopt het aparte capaciteitsblad niet meer — en cijfers die één keer gelogen hebben, vertrouwt niemand nog.

Hoeveel uur per week is iemand echt beschikbaar voor projectwerk?

Minder dan de contracturen: reken op 60 à 80% van fulltime voor gepland projectwerk. In Projectanker stel je de capaciteit per persoon in, dus de vuistregel mag per persoon verschillen.

Zie ook: Projectplanning maken: Excel of een gantt-tool? · Gantt-tool zonder abonnement · Handleiding: Team-overzicht